Laadukas taloushallinnon data kertoo kiinteistösalkun kehityksestä ja mahdollistaa ennakoivan johtamisen

Kiinteistöjohtamisessa taloushallinnon dataa ei kerätä huvin vuoksi, vaan sillä on oltava suora vaikutus kiinteistöjen arvoon. Proaktiivinen tiedolla johtaminen on mahdollista, kun datan perusteella voidaan ennakoida kassavirran muutoksia sekä heilahduksia vuokraustilanteessa. Kun tietoa yhdistellään eri lähteistä, avautuvat myös syy-seuraussuhteet ja tehokkaimmat toimenpiteet voidaan monistaa muihinkin kohteisiin.

Taloushallinnon palveluiden tehtävä on tuottaa laadukasta ja oikea-aikaista dataa päätöksenteon tueksi. Siksi kerättävän tiedon on oltava relevanttia ja autettava kehittämään kiinteistöjen arvoa – muuten tietoa on turha pitää mukana päätöksenteossa. Kiinteistöjen talouteen, johtamiseen ja ylläpitoon liittyvää dataa yhdistelemällä voidaan tuottaa arvokkaita oivalluksia kiinteistösalkun tilasta ja tulevaisuudennäkymistä.

Ilman laadukasta dataa ja sen asiantuntevaa tulkintaa on lähes mahdotonta tehdä viisaita liiketoimintapäätöksiä. 

Pelkkä data tai sen raportointi ei kuitenkaan riitä. Kaiken ytimessä on se, että tietoa tulkitsevat ammattilaiset, jotka tuntevat toimialan, asiakkaan tarpeet ja raportointivelvoitteet sekä taloushallinnon lainalaisuudet ja sääntelyn. Tavoitteena on optimoida kiinteistöjen nettotuotto, ja siksi kerätty data on tärkeää hyödyntää maksimaalisesti. 

Rettalla nimetty yhteyshenkilö käy asiakkaan kanssa säännöllisissä kokouksissa läpi sitä, mitä saatu data tarkoittaa, mikä siinä on olennaisinta, mitä toimenpiteitä sen pohjalta on syytä tehdä ja mitä ylipäätään kannattaa seurata. Näin varmistetaan, että aineistosta tehdään hyötyä tuottavia tulkintoja.

Data ohjaa kohti tavoitetta ja nostaa esiin poikkeamat

Laadukas taloushallinnon data auttaa pureutumaan kahteen tärkeään asiaan: siihen, olemmeko oikealla tiellä, sekä poikkeamiin, joita matkan varrella voi tulla vastaan. Aloitamme aina yhteistyön asiakkaan kanssa kartoittamalla tarkkaan tarpeet, tavoitteet ja odotukset yhteistyölle. Jotta tavoitteisiin voidaan päästä, tarvitaan jatkuvasti tietoa siitä, vievätkö toimenpiteet oikean suuntaan ja ovatko nettotuotot kehittymässä toivotulla tavalla.

Poikkeama kuulostaa äkkiseltään negatiiviselta, mutta se voi olla myös myönteinen asia. Kun huomaamme, että esimerkiksi tietyssä vuokrakohteessa vuokrausasteet ovat poikkeuksellisen hyviä, voimme oikea-aikaisen raportoinnin avulla tarkastella, mistä se johtuu. Sen jälkeen toimivat toimenpiteet voidaan ottaa käyttöön muissakin kohteissa, jotka kaipaavat samanlaista sysäystä.

Ennakoi, älä reagoi – tieto tekee johtamisesta proaktiivista

Tiedolla johtaminen on menossa kohti yhä suurempaa proaktiivisuutta. Kun erilaisiin tilanteisiin, kuten vuokrausasteen putoamiseen, tuottojen laskuun tai kassavirran muutoksiin on repussa jo valmiina toimenpiteitä, ei liikkeelle tarvitse lähteä nollasta. Hallinta säilyy ja ripeitä liikkeitä pystytään tekemään ennakoivasti. Tässä data on ensiarvoisen tärkeää – ja Rettalla pystymme jo hyödyntämään sitä ennakointiin.

Kun tarjolla on oikea-aikaista tietoa esimerkiksi vuokrasopimusten päättymisajankohdista, voidaan markkinointia suunnitella ja käynnistää oikealla hetkellä ja välttää näin tyhjät asunnot ja toimitilat. Data kertoo myös yksittäisten kohteiden vetovoimasta, vuokranmaksun tilanteesta sekä siitä, kuinka hyvin palvelemme vuokralaisia vuokranmaksuun liittyvissä asioissa. Salkun kehityksestä on helppo pysyä perillä kohteittain ja alueittain.

Rikastettua dataa tietovarastosta ja ihmisille aikaa tulkintaan

Pitkälle automatisoitu datan kerääminen säästää aikaa – ja ennen kaikkea jättää sitä olennaisempiin asioihin. Kun tieto saadaan helposti yhteen paikkaan eri lähteistä ja manuaaliset toimet on minimoitu, ei yhteistä aikaa asiakkaan kanssa tarvitse käyttää aineiston keräämiseen. Sen sijaan voimme keskittyä aineiston tulkintaan. Oikea-aikaisen ja laadukkaan aineiston ansiosta myös kiinteistömanagerit pystyvät käymään asiakkaan kohdevastaavien kanssa arvokkaita keskusteluita kohteiden taloudellisesta tilanteesta tai ylläpidosta. 

Datankeruun haaste on järjestelmien kirjo. Sen taklaamiseksi olemme kehittäneet tietovarastoteknologiaa, joka kerää eri lähteistä saatavan tiedon sujuvasti yhteen paikkaan. Esiin saadaan aivan uudella tavalla rikastettua tietoa, kun mukana ovat taloushallinnon datan lisäksi myös esimerkiksi kiinteistöjohtamisen ja ylläpidon operatiivinen data, korjaushankkeiden kulut, huoltosuunnitelmat ja erilaisten projektien yksityiskohdat. Järkälemäiset Excel-taulukot ovat pian historiaa!

Lue lisää: Digitaalinen raportointi paketoi datan ja nopeuttaa analysointia

Ota yhteyttä